为了确保公司或组织内部的重要信息和数据得到妥善保护，防止敏感资料外泄，特制定本《机密档案管理制度》。该制度旨在规范档案管理流程，明确责任分工，强化安全意识，从而保障企业核心利益不受损害。

一、适用范围

本制度适用于所有涉及机密档案的收集、整理、存储、使用及销毁等环节的操作人员及相关管理人员。

二、定义与分类

1. 机密档案是指在工作过程中形成的具有保密性质的信息集合，包括但不限于财务报表、客户名单、技术方案、合同文件等。

2. 根据其重要程度及泄露后可能造成的危害大小，将机密档案分为三个等级：绝密级、机密级、秘密级，并采取相应的防护措施。

三、管理职责

- 档案管理部门负责制定和完善相关规章制度，监督执行情况；

- 各部门负责人需配合做好本部门内机密档案的安全管理工作；

- 全体员工应自觉遵守相关规定，发现任何异常行为及时上报。

四、具体措施

（一）档案收集阶段

- 收集时必须确认来源合法合规；

- 对于电子版文档，应在指定服务器上建立专用文件夹存放，并设置访问权限；

- 纸质版材料则需存入保险柜内保管。

（二）档案整理阶段

- 按类别归档，便于日后查阅；

- 定期检查是否存在损坏或遗失现象；

- 更新目录清单以反映最新状态。

（三）档案存储阶段

- 使用加密软件对敏感内容进行处理；

- 定期备份数据以防丢失；

- 设置监控摄像头覆盖关键区域，如档案室门口等位置。

（四）档案使用阶段

- 非相关人员不得擅自翻阅；

- 借阅者须填写申请表并获得批准后方可借出；

- 归还时需核对是否完整无误。

（五）档案销毁阶段

- 达到保存期限且不再需要使用的档案应统一交由专业机构予以销毁；

- 销毁前需再次核实内容准确性；

- 记录销毁过程以便追溯。

五、违规处罚

对于违反上述规定的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处分；若造成严重后果还将追究法律责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，最终解释权归本公司所有。如有修改，将以正式通知为准。

通过以上措施的实施，我们希望能够有效提升全体员工对机密档案管理工作的重视程度，共同维护企业的合法权益。