为了提升工作效率，优化资源配置，促进企业信息化建设，特制定本《办公自动化管理制度》。本制度旨在规范公司内部办公自动化系统的使用与管理，明确各部门及员工的责任与义务，确保系统安全稳定运行，为企业的持续发展提供有力支持。

一、适用范围

本制度适用于公司全体员工及各分支机构。所有涉及办公自动化系统的操作均需严格遵守本规定。

二、系统使用规范

1. 账号管理

每位员工应妥善保管个人账户信息，不得将账号密码泄露给他人。如发现账号异常，请立即通知IT部门处理。

2. 日常操作

在使用办公自动化系统时，应严格按照操作手册执行，避免因误操作导致数据丢失或系统故障。对于复杂功能模块，建议先进行培训后再实际操作。

3. 数据保护

所有上传至系统的文件必须经过审核，确保无病毒、无敏感信息泄露风险。同时，定期备份重要数据，防止意外情况发生。

三、信息安全保障

1. 权限控制

根据岗位职责分配不同级别的访问权限，未经授权不得擅自访问其他部门或人员的信息资源。

2. 网络安全防护

禁止在公共网络环境下登录办公自动化系统；定期更新防病毒软件，并安装最新的安全补丁。

3. 应急响应机制

面对突发状况（如黑客攻击、系统崩溃等），应及时启动应急预案，并由专业团队负责排查问题根源，尽快恢复服务。

四、监督管理

1. 定期检查

IT部门将不定期对系统使用情况进行抽查，发现问题及时反馈并督促整改。

2. 绩效考核

将办公自动化系统的使用效率纳入员工绩效考核体系中，鼓励大家积极采用新技术手段提高工作效率。

五、附则

本制度自发布之日起生效，最终解释权归企业管理层所有。如有任何疑问或建议，请随时联系人力资源部或IT部门。

通过以上措施，我们期望能够构建一个高效、便捷且安全的办公环境，让每一位同事都能更好地专注于自身工作，共同推动公司向前发展！