为了规范公司合同管理流程，确保合同资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《合同资料归档管理办法》。本办法适用于公司所有涉及合同签订、执行及归档的部门和个人。

一、归档范围

1. 合同文本：包括正式签署的合同原件及其附件。

2. 相关文件：与合同相关的审批记录、谈判记录、变更协议等。

3. 电子文档：扫描件、电子邮件往来记录以及合同管理系统中的电子数据。

4. 其他资料：如合同履行过程中产生的验收报告、结算单据等。

二、归档流程

1. 收集整理：各部门在合同签订后，应立即对合同及相关文件进行整理，并确保所有材料齐全无误。

2. 审核确认：由合同管理部门或指定人员对收集到的资料进行审核，确保信息准确无误。

3. 分类存储：根据合同类型（如采购合同、销售合同等）和时间顺序，将合同资料分类存档。

4. 数字化处理：对于重要的纸质合同，需通过扫描仪制作成电子版，并上传至公司内部数据库中备份。

三、保管措施

1. 物理保管：合同档案应放置于专用档案柜内，并保持环境干燥通风，防止霉变损坏。

2. 权限控制：严格限制查阅权限，非相关人员不得随意翻阅合同资料。

3. 定期检查：每年至少一次对存档情况进行全面检查，发现问题及时修复或补充。

四、借阅规定

1. 借阅人须填写《合同资料借阅申请表》，经批准后方可领取所需资料；

2. 借出期间必须妥善保管，不得转借他人或带离办公场所；

3. 归还时需核对是否完整无损，如有缺失需说明原因并补全。

五、销毁程序

对于超过保存期限且不再具有使用价值的合同资料，在得到主管领导同意后方可销毁。销毁前需做好详细记录，并采用安全可靠的方式进行处理，避免泄露敏感信息。

六、监督考核

公司将不定期抽查各部门合同管理工作落实情况，对表现优秀的单位给予表彰奖励；对于违反本办法的行为，则视情节轻重予以相应处罚。

以上即为本公司关于合同资料归档管理的具体规定，请全体员工认真遵守执行。希望借此能够进一步提升公司的管理水平和服务质量！

通过上述方法不仅能够有效保护企业核心利益，还能促进工作效率提高，为企业长远发展奠定坚实基础。