为了规范企业的档案管理工作，确保企业各类文件和资料的安全、完整与有效利用，特制定本规定。本规定适用于公司内部所有部门及员工在档案收集、整理、保管、借阅、销毁等环节中的行为准则。

一、档案管理范围

1. 归档范围

凡是企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等材料均应纳入档案管理范围。主要包括但不限于以下几类：

- 公司章程、股东会决议、董事会决议等法律性文件；

- 各类合同协议、招投标文件；

- 财务报表、审计报告、税务资料；

- 技术研发文档、项目成果总结；

- 员工档案、培训记录；

- 宣传资料、会议纪要等日常办公文件。

2. 不归档范围

对于不符合归档条件或无保存必要的文件，可以不予归档。例如临时性通知、过期的宣传单页等。

二、档案管理制度

1. 档案分类

根据档案性质的不同进行科学分类，如按时间顺序（年度）、业务类型（财务、人事）或其他逻辑划分。每类档案需设立独立目录以便查询。

2. 档案编号规则

每份档案必须赋予唯一的编号，并按照统一格式填写档案卡，包括档案名称、形成日期、密级等内容。编号应简单明了且便于记忆。

3. 档案存放环境

档案室应保持清洁、干燥、通风良好，并配备必要的防火、防潮、防盗设施。电子档案则需要定期备份并存储于安全服务器中。

4. 档案借阅流程

- 所有档案借阅均需经过审批程序，由申请人提交书面申请，经主管领导签字同意后方可办理；

- 借出的档案应在规定期限内归还，逾期未还者将受到相应处罚；

- 涉密档案的借阅须严格遵守保密制度，不得擅自复印或外泄。

5. 档案销毁管理

对于超过保管年限且无继续保存价值的档案，应组织专门小组进行鉴定，确认后方可销毁。销毁时需两人以上监督执行，并做好记录备查。

三、责任分工

1. 档案管理部门职责

- 制定和完善档案管理制度；

- 收集、整理、分类、编目各类档案；

- 维护档案库房设备，确保档案安全；

- 提供档案查询服务，协助相关部门开展工作。

2. 各部门职责

各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。同时，各岗位员工也应配合做好相关档案的归档工作。

3. 违规处理

如发现有违反本规定的人员，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚甚至解除劳动合同等处理措施。

四、附则

1. 本规定自发布之日起施行，原有相关规定同时废止。

2. 本规定最终解释权归企业管理部所有。

通过严格执行上述规定，相信能够有效提升企业的档案管理水平，为企业的长远发展奠定坚实基础。

注：以上内容仅为示例性质，请根据实际情况调整具体条款。