为规范协会各类文件资料的管理，确保档案资料的完整性、安全性与可追溯性，提升协会日常工作的效率与管理水平，特制定本制度。

一、档案管理原则

1. 统一管理：协会所有档案资料应由专人负责统一归档和管理，避免资料分散或遗失。

2. 分类整理：根据档案性质、用途及重要程度进行分类，便于查阅和使用。

3. 安全保密：涉及敏感信息的档案应严格控制借阅权限，防止泄露。

4. 及时更新：档案内容应随着协会工作进展及时补充、修订和更新，确保资料的时效性和准确性。

二、档案分类与范围

1. 行政类档案：包括协会章程、组织结构图、会议记录、年度工作报告等。

2. 业务类档案：如活动策划方案、项目执行记录、合作单位资料等。

3. 人事类档案：员工档案、招聘材料、培训记录等。

4. 财务类档案：财务报表、发票凭证、预算与决算资料等。

5. 其他相关资料：如法律文书、合同协议、荣誉证书等。

三、档案保管与借阅

1. 档案应按照类别存放于专用档案柜或电子存储系统中，确保环境干燥、通风良好。

2. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，经相关负责人审批后方可借出，并在规定时间内归还。

3. 重要或涉密档案不得外借，特殊情况需经会长或秘书长批准。

四、档案销毁与移交

1. 对于已过保存期限且无继续保存价值的档案，需经相关部门审核后按规定程序销毁。

2. 档案管理人员变动时，应做好档案交接手续，确保档案不丢失、不遗漏。

五、档案管理责任

1. 协会设立档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、借阅及销毁等工作。

2. 各部门应积极配合档案管理工作，按时提交相关资料，确保档案的完整性与规范性。

六、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由协会办公室负责解释和修订。

2. 本制度适用于协会所有成员及相关工作人员。

通过严格执行本制度，协会将有效提升档案管理的科学化、规范化水平，为协会的持续发展提供有力保障。