为提升企业内部信息管理效率，确保各类文档资料的有序存储与高效调用，特制定本《公司文件分类管理规范》。该规范旨在明确文件分类标准、管理职责及操作流程，为各部门提供统一、清晰的文件管理体系，助力公司运营的规范化与制度化建设。

一、适用范围

本规范适用于公司所有部门及员工在日常工作中产生的各类文件资料，包括但不限于行政文书、财务报表、合同协议、技术资料、会议纪要、项目计划等。所有涉及公司业务运行的纸质或电子文件均应按照本规范进行分类与管理。

二、分类原则

1. 科学性原则：根据文件性质、用途及使用频率，合理划分类别，确保分类体系具有逻辑性和可操作性。

2. 实用性原则：分类方式应便于查找和归档，避免过于复杂或重复设置。

3. 统一性原则：全公司采用统一的分类标准，确保不同部门之间文件管理的一致性。

4. 动态调整原则：根据公司发展变化及实际需求，定期对分类体系进行评估与优化。

三、文件分类体系

公司文件分为以下几大类：

1. 行政类文件

包括公司规章制度、通知公告、人事档案、办公用品管理记录等。

2. 财务类文件

涵盖财务报表、预算方案、发票凭证、审计资料等。

3. 业务类文件

包括市场调研报告、客户资料、销售合同、项目计划书等。

4. 技术类文件

涉及产品研发文档、技术方案、图纸资料、系统配置说明等。

5. 法律类文件

主要包括合同文本、法律意见书、知识产权资料、合规文件等。

6. 会议类文件

包括会议议程、会议记录、决议事项、发言稿等。

7. 其他类文件

对于未归属上述类别的文件，可根据实际情况单独设立子类进行管理。

四、管理职责

1. 办公室

负责制定并监督执行本规范，组织文件分类培训，协调各部门文件管理工作。

2. 各部门负责人

落实本部门文件分类与归档工作，指定专人负责文件管理，确保资料安全与完整。

3. 档案管理人员

负责文件的接收、整理、归档、保管及借阅登记，确保档案资料的准确性和可追溯性。

五、操作流程

1. 文件生成阶段：文件起草人应在文件完成后，依据分类标准进行初步归类，并标注文件名称、编号、密级等基本信息。

2. 文件归档阶段：由相关部门负责人审核后，交由档案管理人员进行统一归档。

3. 文件借阅与使用：借阅需填写借阅申请表，经相关负责人批准后方可借出，归还时应检查文件完整性。

4. 文件销毁：对于无保存价值或已过保存期限的文件，需经审批后按规定进行销毁处理。

六、附则

本规范自发布之日起施行，由公司办公室负责解释与修订。各部门应严格遵守，如有特殊情况需调整分类标准，须报请公司管理层审批。

通过本规范的实施，公司将逐步建立起一套科学、规范、高效的文件管理体系，为企业的长期稳定发展提供坚实的信息保障。